كيف تقلل المكالمات الفائتة؟ 9 خطوات عملية

ليش المكالمات الفائتة مكلفة؟

بعض من لا يجد رداً يعاود الاتصال وبعضهم لا، والنسبة تختلف من شركة لأخرى. المشكلة إن اللي ما يرجع ما يظهر في أي تقرير، فما تدري كم عميل وكم صفقة راحت. عشان كذا أول خطوة تحت هي القياس.

9 خطوات لتقليل المكالمات الفائتة

1. 01قِس أول: اعرف كم مكالمة تفوتك يومياً، وفي أي ساعات وأيام. بدون رقم ما تقدر تحسّن.
2. 02وزّع المكالمات تلقائياً: المكالمة ترن على أول موظف متاح بدل هاتف واحد.
3. 03فعّل قائمة انتظار: المتصل ينتظر مع رسالة بدل ما يسمع الخط مشغول ويقفل.
4. 04استخدم IVR يوجّه المتصل للقسم الصحيح، فتقل التحويلات والمكالمات الضايعة.
5. 05جدول معاودة الاتصال: كل مكالمة فائتة تظهر للفريق عشان يرجع لها بسرعة.
6. 06غطِّ وقت الذروة: عدّل الدوام وعدد الموظفين حسب ساعات الضغط من التقارير.
7. 07فعّل وكيل صوتي ذكي يرد بعد الدوام وفي الإجازات ولما الكل مشغول.
8. 08خلّ الفريق يشتغل من أي مكان: سوفت فون في المتصفح، فالموظف يرد حتى لو برا المكتب.
9. 09راقب أسبوعياً: نسبة الرد، متوسط وقت الانتظار، وعدد المكالمات الفائتة، وقارنها بالأسبوع اللي قبله.

مؤشرات تتابعها

كيف يساعد ReadyCall

• توزيع ذكي للمكالمات وقوائم انتظار وIVR بالسحب والإفلات.
• المكالمات الفائتة تظهر في التقارير عشان يرجع لها الفريق، مع تقارير لحظية لنسبة الرد ووقت الانتظار.
• وكيل صوتي ذكي يرد 24/7 بالعربي واللهجة الخليجية والإنجليزي.
• سوفت فون في المتصفح، وتفعيل خلال 5 إلى 10 أيام عمل.